Velkommen til HMSHuset-teamet, la oss hjelpe deg med å øke kunnskap om styrearbeidet i din bedrift slik at du kan oppnå mer lønnsom drift. Jeg heter Judith og på vegne av teamet i HMS-Huset er vi takknemlig for at du bruker av din dyrebare tid for å tilegne deg kunnskap.
Synes du at styrearbeid virker krevende? Tenker du at du egentlig ikke har tid, du vil gjøre arbeidsoppgaver du er flink til? Du vil tjene mer penger? Tro meg når jeg forteller deg en hemmelighet, der har nok de fleste vært før en blir trygg i rollen som styreleder. Alle i teamet har vært og er styreledere innenfor ulike virksomheter og denne sjekklisten har hjulpet oss i styrearbeidet.
En styreleder har mange flere oppgaver enn å følge aksjelovens bestemmelser.
Styreleders lovbestemte oppgaver er;
- Innkalle til styremøter og/eller bestemme om et skype-, telefonmøte er nok.
- Saksforberedelser for de sakene som skal behandles.
- Lede styrebehandlingen.
- Uten fysiske styremøter sørge for at sakene får en samlet behandling.
Andre oppgaver som naturlig faller på en styreleder er;
- Bestille møterom og det nødvendige tekniske utstyret i god tid før styremøte.
- Være på plass i god tid før møtet og eventuelt teste det tekniske utstyret,
- Bestemme/forespørre hvem som skal være sekretær.
- Sende innkalling og agenda i god tid før møtet slik at andre styremedlemmer kan komme med innspill.
- I innkallingen skal det være angitt hvor lang tid styremøtet er beregnet til.
- Styreleder har som ansvar å skape et godt og kreativt samarbeidsklima mellom styremedlemmene.
- Mellom styremøtene plikter styreleder å ha jevnlig kontakt med daglig leder.
- Påse at styreprotokoll blir ført.
- Komme med eventuelle forslag om endringer i styret sammensetning.
- Styrearbeidet skal forsvarlig organiseres.
- Komme med utkast til årsberetningen.
- Ivareta ansettelsesavtalen med daglig leder.
- Innkalle til jevnlig medarbeidersamtale med daglig leder.
- Styreleder skal påse at styremedlemmene har all relevant informasjon for å kunne utøve sine oppgaver.
- Styreleder skal påse at alle medlemmene blir sett og hørt, styreleder skal være lyttende og gi inspirasjon til innovasjon.
- Styreleder skal fordele oppgavene med de angitt tidsfrister som er behandlet i styret.
Styreleder – Hva sier loven?
Det er gjennom aksjeloven satt opp noen minimumskrav som styreleder er pålagt av myndighetene. Aksjeselskap og allmennaksjeselskap er pålagt å ha styreleder og skal være registrert i Foretaksregistret, det er offentlig opplysning. Dette gjelder uansett størrelsen på bedriften.
Et aksjeselskap med mindre enn tre millioner i aksjekapital kan ha et styremedlem som også er styreleder. Personen har ansvar for at saker blir styrebehandlet, og at lov- eller vedtektsbestemte oppgaver i forhold til Generalforsamlingen blir overholdt.
Valg av styreleder
Styret velger styreleder. Ved skifte av styreleder skal det meldes fra til Foretaksregistret. Får flere medlemmer samme antall stemme skal det avgjøres ved loddtrekning hvis ikke annet er bestemt. En styreleder kan stemme på seg selv, personen har dobbeltstemme og kan avgjøre valget og videre utvikling av selskapet.
Generalforsamlingen eller bedriftsforsamlinger kan utpeke styreleder i kraft av å være selskapet høyeste organ. Her er det hvilke vedtekter som Generalforsamlingen eller bedriftsforsamlinger er gitt som bestemmer utfallet. Står det ikke i vedtektene at Generalforsamlingen skal velge må det fremkomme på innkallingen at styreleder skal velges, ellers kan ikke Generalforsamlingen forta valget.
Styreleder og daglig leder – hva sier loven?
I aksjeselskap med mer enn 3 millioner i aksjekapital eller i allmennaksjeselskaper kan ikke daglig leder og styreleder være samme person. Dette er på grunn av styret tilsynsordning, denne ordningen skal påse at bedriften blir forvaltet på en god måte og ikke bli uavhengig av bedriftens organisasjon.
Funksjonstid er ikke omtalt i aksjeloven. Det selskapsorgan som er valgt til å oppnevne styreleder kan når som helst vedta å erstatte personen iht vedtekter. Ønsker styreleder å fratre sitt verv skal det gis god tid slik at en har mulighet til å finne en ny. Det skal gis en særlig grunn for fratredelse.
Styreleders fremste oppgave
Den fremste oppgaven en styreleder har er å få styret til å fungere godt sammen og at oppgavene blir fordelt, samt gjort. En god styreleder har gjerne oppgaver som går langt over minimumskravene som er gitt i aksjeloven.
Styrebehandling – hva er plikten?
Styreleder plikter å få de saker som hører under styret til styrebehandling. Det kan være saker som er av uvanlig art eller har stor betydning. Det hører også med de sakene loven krever skal behandles i styret. Styreleder har altså plikt til å forberede alle saker for at styret skal oppfylle sine plikter. Styreleder skal også etterkomme ethvert krav som daglig leder eller andre styremedlemmer mener hører under en styrebehandling.
For å unngå etterhåndsbehandling på en sak som allerede er bestem av administrasjonen plikter styreleder å få saken hurtig inn for styret. Det er viktig med god kommunikasjon mellom selskapets administrasjon og styreleder, og at det er gode rutiner for å få aktuelle saker inn til styrebehandling.
Styreleder skal bistå daglig leder med å forberede sakene som skal inn til styret. Sakene skal være så godt forberedt at et beslutningsgrunnlag er gitt. Tilfredsstillende beslutningsgrunnlag har etter aksjeloven sammenheng med sakstypen, for eksempel kapitalforhøyelse som skal behandles på generalforsamling. Her skal styret ta stilling til hvilken informasjon Generalforsamlingen skal ha for å kunne øke kapitalen i selskapet.
Styresaker – behandlingsmåte?
Styreleder skal bestemme hvordan sakene skal behandles, i saker som ikke kreves fysisk tilstedeværelse har styreleder ansvar for at sakene behandles på en forsvarlig måte for eksempel telefonkonferanse eller at protokollen går på omgang mellom styremedlemmene. Hvis daglig leder eller et annet styremedlem krever styremøte må styreleder ettergi for dette kravet. Gjennomgang årsregnskap og årsberetning skal alltid styrebehandles i møter. Loven sier ikke noe om møtested.
For at styret skal være beslutningsdyktig skal styreleder sørge for at styremedlemmene deltar i en samlet behandling av sakene. Det kan av styret opprettes en midlertidig møteleder.
Styreleder har dobbeltstemme og kan gjennom sin stemmegivning avgjøre en sak hvis det i styret er stemmelikhet. Vedtektene for selskapet kan imidlertid inneholde strengere regler ved stemmelikhet, da er det vedtektene som avgjør saken.
Aksjeloven krever at styreleder er særlig ansvarlig for at det føres styreprotokoll.
Generalforsamling – styreleders plikt?
Styret er de som normalt innkaller til Generalforsamling. Styret vedtar hvilken tid og sted, samt at de skal sette opp agenda før møtet. Styreleder er den som normalt skriver under innkallingen og sørger for at alle involverte mottar denne.
Styreleder har møteplikt da aksjonærene kan kreve ytterligere opplysninger iht aksjeloven, disse opplysningen kan bare kreves på Generalforsamlingen. Styreleder har rett til å drøfte og uttale seg på lik linje som andre medlemmer.
Styreleder åpner normalt Generalforsamlingen og blir gjerne valt som møteleder, men det er ikke et påkrav. Styreleder åpner forsamlingen ved å protokollføre hvem som deltar, fortegnelsen angir hvilken stemme og hvor mange aksjer den enkelte fremmøtte aksjonæren har. Styreleder skal ta stilling til hvilken stemmerett den enkelte har iht vedtekter hvor det er angitt stemmebegrensing med et maksimumsantall for hvor mange stemmer den enkelte har. Det skal også bestemmes om fullmakter som er gitt skal godkjennes, videre skal det også bestemmes om aksjer som skal overdras gir rett til stemmegivning. Generalforsamlingen kan imidlertid komme frem til en annen stemmefordeling enn det styreleder har fremmet. Den som åpner Generalforsamlingen har stor innflytelse på antall stemmer møtedeltakerne er gitt.
Hvem har ansvar for styreleder?
Det er ikke anført i aksjeloven ansvarsbestemmelser for styreleder, men i tilfeller hvor styreleder har handlet uaktsomt eller forsettlig kan vedkommende bli erstatningspliktig. I tilfeller hvor styreleder ikke har forberedt saker slik at styret ikke har et beslutningsgrunnlag, samt om styreleder holder tilbake vesentlig informasjon kan en slik erstatningsplikt bli utløst.
Judith E. Majala
Daglig leder
Kilder: Tore Bråthen 6/2003. Lederkilden.