Et HMS-system er et samspill mellom arbeidsgiver, medarbeidere, ulike andre aktører, prosesser, teknologisk komponenter, lover og naturlige ressurser. Tanken bak et slikt samspill er for å bedre resultater for de som er involvert i nettverket. Det er et dokumentsystem som inneholder rutiner og skjemaer i forhold til alt som vedrører drift og de ansatte. Arbeidsgiver plikter å finne ut hvilke lover og forskrifter som gjelder for bransjen de jobber i, og gi opplæring til de ansatte. Hvis en er i tvil , kontakt da tilsynsmyndigheten. Et godt HMS-system er et kunnskapssystem der informasjon i form av dokumenter og rutiner er lett tilgjengelig.
Et systematisk HMS-arbeid innebærer å være i forkant og å identifisere risiko for så å sette inn tiltak. Prosessen er kontinuerlig og bør integreres naturlig i alle bedrifter. Internkontrollforskriften sier at den som er ansvarlig i bedriften plikter å ha et systematisk HMS-system og arbeidet skal gjøres i samarbeid med arbeidstakere og deres representanter. Alle rutiner skal kunne dokumenteres skriftlig for å sikre at utfordringene oppdages og håndteres i tide for kvalitetssikring. Gjennomføring av tiltak er det viktigste i et HMS-arbeid, men det skal også dokumenteres skriftlig.
Alle bedrifter skal ha skriftlig dokumentasjon på;
- Hvilke mål bedriften har for helse-, miljø-, og sikkerhet
- Hvordan bedriften er organisert
- Hvordan kartlegging av risiko er gjennomført
- Hva skal gjøres, tidsbegrenset og hvem har ansvaret
- Rutiner for å håndtere feil og mangler
- Hvordan HMS-rutinene gjennomgås, dette for å sikre at de fungerer etter hensikten
For å sikre et best mulig arbeidsmiljø bør en kartlegge hvilke rutiner som allerede finnes i bedriften og kartleggingen skal være med tanke på å redusere risiko. Meningen med kartlegging er å få en oversikt over forhold som bør forbedres. Forhold som bør forbedres overføres til en handlingsplan, den skal vise hva som skal gjøres, hvem skal gjøre det og når skal det være gjort.
Det er viktig at en tenker gjennom alle ledd og tilpasser HMS-systemet til den enkelte bedrift og forhold som vedrører de aktuelle aktørene som er involvert. I tillegg til jevnlig kartlegging og tiltak skal selve systemet evalueres minst en gang per år for å se om det fungerer eller om det må gjøres endringer. Rapporter som utarbeides skal oppbevares i bedriften, og skal kunne forevises dersom arbeidstilsynet ber om det.
Gode HMS-rutiner kreves ofte av underleverandører og andre kontraktspartnere. Det kan også ha stor betydning for forsikringspremien og andre økonomiske forhold i bedriften.